K.V. Mid-Fryslân / ReduRisk

Privacybeleid

Versie: 27 augustus 2018

K.V. Mid-Fryslân hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. K.V. Mid-Fryslân houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Het verwerken van persoonsgegevens laten gebeuren binnen K.V. Mid-Fryslân door bestuursleden, commissieleden, trainers en coaches. Dit m.u.v. de financiële persoonsgegevens die worden uitsluitend verwerkt door de ledenadministratie en de leden van de financiële commissie en de financiële bedrijfsgegevens die worden uitsluitend verwerkt door de leden van de financiële commissie en de sponsor commissie. We noemen deze bestuursleden, commissieleden, trainers en coaches ‘verwerkers’. Alle ‘verwerkers’ zijn binnen K.V. Mid-Fryslân gehouden aan het huishoudelijk reglement waarin staat dat men op een integere manier om dient te gaan met persoonsgegevens die aansluit bij de privacy verklaring.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als K.V. Mid-Fryslân zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de het secretariaat van K.V. Mid-Fryslân.

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van Leden en Functionarissen (Vrijwilligers en Betaalde krachten) worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden.
• Uitvoering geven aan het lidmaatschap.
• Communicatie over de vrijwilligersopdracht en/of uitnodigingen.
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een vrijwilligersopdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Aanmeldingsformulier.
• Vrijwilligersovereenkomst; Schriftelijk dan wel mondeling.

Bedrijfs-/Persoonsgegevens van Begunstigden (Donateurs, Sponsoren en Club van 100) worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden.
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht; Schriftelijk dan wel mondeling.

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees en Contacten worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
• Het beantwoorden van vragen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Inschrijvingsformulier nieuwsbrief.
• Contactformulier.

Voor de bovenstaande doelstellingen heeft K.V. Mid-Fryslân de volgende persoonsgegevens opgeslagen:

* Voor jubilea en reünie wordt een relevant deel van de persoonsgegevens en beeldmateriaal na beëindiging bewaard in een papieren dan wel digitaal archief.

De administratieve bewaartermijn voor alle persoonsgegevens is gelijk aan de duur van de overeenkomst.
De financiële bewaartermijn, indien van toepassing, voor alle persoonsgegevens bedraagt 7 jaar.

Verwerking persoonsgegevens op onze website en sociale media

De volgende gegevens worden gepubliceerd door K.V. Mid-Fryslân op onze website kvmidfryslan.nl en sociale media kanalen:

• Naam. Uw naam kan vermeld worden op diverse pagina’s. Dit kunnen bijvoorbeeld al vermeldingen zijn in team verslagen en/of team overzichten.
• Adres. Wanneer het van toepassing is om uw adres te gebruiken zullen deze na uitdrukkelijke toestemming op de website vermeld worden. Een voorbeeld hiervan is de adressen voor het aan- en afmelden lidmaatschap en het inleveren van een pasfoto.
• Geboortedag. De verjaardagskalender maakt vermelding van alle bekende verjaardagen (met naamsvermelding) van leden van de vereniging K.V. Mid-Fryslân. Het jaar wordt niet vermeld.
• Telefoonnummer. Wanneer het van toepassing is om uw telefoonnummer te gebruiken zullen deze na uitdrukkelijke toestemming op de website vermeld worden. Een voorbeeld hiervan is de telefoonnummers van het wedstrijdsecretariaat.
• Bestuur/commissie. Wanneer u in het bestuur of een commissie zit wordt u als zodanig vermeld op de website.
• Rol (binnen de verenging). Bijvoorbeeld uw rol binnen het bestuur of een commissie.
• Beeldmateriaal. Op verschillende gelegenheden worden er bewust of onbewust foto’s of video’s van u gemaakt. Dit beeldmateriaal kan gepubliceerd worden in bijvoorbeeld verslagen. Op verzoek van leden of ouders van jeugdleden om beeldmateriaal van henzelf of die van hun zoon of dochter te verwijderen van de website van de vereniging, zullen we dit zo spoedig mogelijk laten uitvoeren.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van K.V. Mid-Fryslân; Hosting partij
• Het verzorgen van de verenigingsadministratie; KNKV, Sportlink
• Het verzorgen van informatie en uitnodigingen; Mailchimp

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. KNKV en Sportlink hebben dit in hun algemene voorwaarden benoemd. Zie hiervoor de betreffende sites op internet. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

K.V. Mid-Fryslân bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens K.V. Mid-Fryslân van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We hebben autorisatiebeheer ingericht voor onze website, voor de administratieve en financiële systemen en voor het digitale archief.
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze leden/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Bij verzoek tot verwijdering en/of verwerking van bepaalde gegevens kan het gevolg zijn dat u geen lid meer kunt zijn van onze vereniging. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, geregeld door middel van een (historisch) aanmeldingsformulier, mondeling dan wel schriftelijk contract, inschrijvingsformulier voor respectievelijk leden, begunstigden/vrijwilligers en abonnees, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen bij een bestuursbesluit. Wijzigingen zullen op de website van K.V. Mid-Fryslân worden gepubliceerd. Deze mogen niet in strijd zijn met de wet, statuten K.V. Mid-Fryslân en huishoudelijk reglement K.V. Mid-Fryslân.